採用マンパワー不足をどう乗り切る？AIと採用代行を使った業務効率化の考え方

なぜ採用のマンパワー不足は「自社努力」だけでは解決しないのか？

採用活動の現場では、「努力で乗り切る」だけでは対応しきれない課題が増えています。背景には、採用チャネルの増加や候補者の行動変化、採用業務の属人化といった構造的な要因があり、単に人手を増やせば解決する問題ではありません。
ここでは、採用担当者の負担が年々高まっている理由を、主に3つの視点から整理します。

【1】採用チャネルの多角化

ひと昔前であれば、求人媒体へ掲載し採用活動を行うのが一般的でした。
しかし現在は、ダイレクトリクルーティング、リファラル、SNS運用、エージェント活用など、チャネルが多岐にわたります。
それぞれに異なる対応が求められ、スカウト文面の作成や返信、媒体ごとの管理画面操作などで業務量は増加しています。結果として、限られた人数では物理的にカバーしきれない状況が生まれています。

【2】求職者の「タイパ」重視

求職者の行動にも変化が見られます。特に若手層を中心に、スピード感のある対応や選考の効率性が重視され、「返信が遅い」「日程調整に時間がかかる」といっただけで離脱するケースも増えています。
こうした変化に対応するには、素早い連絡対応や柔軟な面接調整が不可欠です。しかし、それには人的リソースや仕組みの整備が必要となり、対応が追いつかなくなるケースも少なくありません。

【3】属人化の限界

経験豊富な採用担当者に業務が集中しやすい一方、ノウハウの共有や仕組み化が進んでいない企業も少なくありません。特定の人に依存した体制では、急な休職や離職が採用活動全体の停滞を引き起こすリスクがあります。
また、業務が可視化されていないために、改善の余地があっても見えにくいという課題もあり、長期的に見て組織全体の採用力を下げる可能性があります。

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採用業務の優先順位をつける「2軸の判断基準」

採用業務の優先順位を考えるうえでは、以下の2つの軸で業務を整理することが有効です。

• 採用成果や意思決定への影響度が高いか
• 属人性が高く、人でなければ判断できないか

この2軸で考えることで、「人事が注力すべきコア業務」と「AIや採用代行で効率化すべきノンコア業務」を明確に切り分けることができます。
その結果、すべての業務を一律に効率化しようとするのではなく、業務の性質と成果への影響度を踏まえた人的リソース配分が可能になります。

人事が注力すべき「コア業務」

マンパワー不足の中でも人事が必ず関与すべきなのは、採用における意思決定に直結する業務です。これらは、企業の方針や価値観を踏まえた判断が求められ、外部やツールに完全に委ねることが難しい領域です。
具体的には、以下のような業務がコア業務に該当します。

▼意思決定に関わる採用のコア業務（例）


• 採用戦略・計画の最終判断
• 採用方針・予算の確定
• 原稿・メッセージ内容などの最終確認
• 合否判断／内定後フォロー／入社支援
• DX運用方針／データ活用ルールの決定 …etc

これらは単なる作業ではなく、採用の成果や定着に直接影響する意思決定プロセスであるため、人事が時間とエネルギーを割いて取り組む価値があります。

AI・採用代行で効率化すべき「ノンコア業務」

一方で、業務の中には、属人性が低く、定型的で再現性が高いものや、煩雑なために効率化すべき業務も存在します。こうした領域は、仕組み化・自動化・外部化によって、人的リソースの圧縮が可能です。
採用活動全体をスムーズに進めるためには、まずこの「ノンコア業務」を見極め、優先的に効率化を図ることが重要です。
具体的には、以下のような業務が対象になります。

▼採用活動で効率化できるノンコア業務（例）


• スカウト文面の作成と配信
• 日程調整・メール連絡
• 応募者データの入力・進捗管理
• 書類スクリーニング
• 候補者フォロー …etc

これらの業務を早期に見直し・切り出すことで、人的リソースの再配分が可能となり、採用の質を保ったまま持続可能な体制を整えることができます。
ノンコア業務の効率化は、単なる作業の削減ではなく、人が担うべき業務に集中できる環境をつくるために重要です。

マンパワー不足を解決するAI活用・採用代行（RPO）

業務の見直しや優先順位付けを行っても、社内の人員や工数に限界がある場合は外部のサポートを活用することも必要です。
AIと採用代行（RPO）の活用について解説します。

AI・採用管理システム（ATS）活用

AIや採用管理システム（ATS）は、採用業務をシステムで効率化・自動化するための手段です。
AIは目的を明確にしたうえで活用することで、初めて効果を発揮します。
例えば、「スカウト文面のたたき台をつくる」「面接で使う質問を求職者の経歴に応じて生成する」といった具体的な用途を定めた使い方が効果的です。
また、生成AIはAI指示文（プロンプト）次第で成果物の質が大きく変わるため、精度の高いプロンプトを作成することが重要です。
一方、採用管理システム（ATS）は、応募者情報や選考進捗、日程調整などを一元管理し、採用業務全体の運用を安定させる役割を担います。
属人化しやすい管理業務を仕組み化することで、対応漏れや工数の増大を防ぐことができます。

■AIプロンプト作成代行や採用管理システム（ATS）設計代行について、詳細はこちら！

採用代行（RPO）

採用代行（RPO）は、人が担っている採用業務そのものを社外に任せることで、実務工数を削減します。
例えば、スカウト送信や日程調整、採用分析レポートなどの業務を外部に任せることで、採用担当者の負担を大きく軽減できます。ただし、単なる作業代行ではなく、採用の設計から実務運用、DX支援までを一気通貫で支援してくれるパートナー型の企業を選ぶことで、RPOはより効果的に活用できます。AIやATSとの連携に強いRPOを選べば、業務全体の効率化と運用の安定化が期待できます

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まとめ

採用業務におけるマンパワー不足は、単に人が足りないだけではなく、業務の構造が複雑化しすぎていることが原因です。自社だけで全てを担おうとするのではなく、AIの活用と採用代行（RPO）の適切な使い分けによって、業務の最適化を図ることが必要です。
まずは、スカウト送信や日程調整、応募者情報の整理といったノンコア業務の見直しから着手し、仕組み化・外部化を進めることで、限られた人員でも成果を出せる体制を築くことができます。
そして、人が担うべきは、求職者との対話や魅力づけ、条件調整といったコミュニケーションや判断が求められる領域です。AIで効率化し、採用代行でリソースを確保することで、採用担当者は本来注力すべきコア業務に集中できます。
採用担当者の負担を軽減しつつ採用の質を高め、採用成功を目指しましょう。

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